web社内報は社内ブランディングに欠かせない、そのメリットと注意点

企業のブランディングというと、どうしても社会全般やユーザーに対するイメージの形成を思い描きがちです。もちろんそれは重要な一面ですが、ブランディングを成功に導くためには、企業の内部において目標や目指すべき理想像など理念的要素を共有するプロセスも、実はとても大切です。
この記事では、その有効なツールである「web社内報」について解説して参ります。

わが国では古くから、企業内でのタテ・ヨコの情報交流を促すメディアとして、社内報が活用されてきました。機に応じてトップの方針を伝えたり、普段あまり交流のない他の部門や地域の事業所を紹介したりするなど、社内報は企業規模の大小を問わず、情報を共有する手段として広く用いられています。
以前は紙に印刷して配布されるのが普通でしたが、最近では情報ツールの発達やDX(デジタル・トランスフォーメーション)の推進により、ネット上で閲覧する「web社内報」が主流となっています。
web社内報は紙媒体と異なり、物理的な制約がありません。そのため、従来の紙の社内報に比べて多くのメリットがあります。

メリット1.豊富なコンテンツ形態が提供できる
web社内報では文字だけでなく動画や音声、webリンクなどさまざまなコンテンツを組み合わせて、立体的な構成が可能です。例えば事業戦略の浸透を狙いとする場合、トップが自ら語る姿を動画で配信することにより、声や表情など紙メディアに比べて情報量は格段に上がります。参照してほしい資料などもリンクやファイルの埋め込みによって、手軽に共有することが可能となります。

メリット2.双方向の情報流通が可能になる
社内コミュニケーション上の問題点として、上位職から一方的に情報が下りてくるだけで現場の声が反映されにくい、他部門が何をやっているのかが分からず足並みが揃わない、などの声がしばしば聞かれます。電子メディアであるweb社内報は、SNS等のように「いいね」機能を用いたり、コメントやフォームによるアンケートを実施したりすることで、一方通行にならない情報交流が実現できます。
さらには戦略の構築にあたって、web上でワークショップや議論を進めるなど、参画を促進する工夫をこらすことで、より強固な企業と従業員のエンゲージメントが形成されます。利用や購読の状況もpv等の指標で図れるため、コンテンツの充実や情報の到達徹底に資するデータが得やすいのも、web活用の利点です。

メリット3.ペーパーレス効果の発生
このほか社内報のweb化には、紙を使わないことで生じるさまざまな効果が期待できます。まず経済的な側面として、印刷し配布するコストが低減できます。出張中や海外など遠方の社員、テレワークの推進で出社していない社員にも渡すことができます。また情報の速報性、鮮度といった面では、紙媒体は勝負になりません。
コンテンツに加筆や訂正、更新を加える場合でも、webなら即座に、簡単に対応が可能です。過去の記事や情報を探す必要がある際は、紙のバックナンバーを読み返すよりはるかに容易に検索できます。

インターナルブランディングを強化するツールとしていいことづくめのweb社内報ですが、導入にあたって注意しなければならない点もいくつかあります。

注意点1.専門ノウハウを持つ部署、管理担当者が必要
紙の社内報の場合、記事内容を企画して取材・編集した後印刷、配布するというフローが一般的です。発行した後は次の号の企画へと進むわけですが、web社内報の場合は双方向でコミュニケーションが進行するため、むしろ発行後のフォローやウォッチが重要になります。どのようなコンテンツの組み合わせが好まれるのか、地域や部門で反応に差があるのかなど、担当者には社内マーケティング的な資質が要求されるのです。SNSや動画サイトなどに慣れた社員に対し、読んでもらいやすく面白いと思ってもらえる内容を創り上げるのは、紙の時代とまた異なるノウハウが必要です。状況に応じて情報システムや人事、企画など他の部門と連携しながら最適な方法を模索していきましょう。

注意点2.制作上のプラットフォームを決める
web社内報のプラットフォームには、二種類の選択肢があります。ひとつにはnoteやourly、Wantedlyなどといった既存のサービスを利用する方法、もうひとつは 企業独自にプラットフォームを組むやり方です。
外部のリソースサービスを活用すれば、社内にノウハウの蓄積があまりない場合でも手軽にweb社内報発行のシステムが構築できます。コンテンツの作り方だけでなく読んでもらうための方策、閲覧データの捉え方などの面でも支援が期待でき、小さな企業でも負担をかけずに導入できるというメリットがあります。 一方、自社で独自にプラットフォームを組む、あるいは社内のイントラネットや情報システムにweb社内報を組み込む場合は、外部リソースに依存しないためセキュリティ上の心配が少ないという利点があります。web社内報はその性格上社内の重要な情報、個人情報などが掲載されることが多く、漏えいや流出は絶対に避けなければなりません。
反面、構築するための時間や費用といったコストの面で、負担がかかります。自社の置かれた状況や利用目的、企業規模などに応じて適切な方法を選択してください。

web社内報は、インターナルブランディングに大きな力を発揮するツールです。どのような効果を期待して活用するのか、その目的を見据えたうえで導入することが大事です。
例えば事業戦略を新たに展開する際には、なぜそれを目指すのか、何をコアとしてどのような人々にコミットしていくのか、などについて理解と共感を深めるための工夫が重要な要素となります。
社内のコミュニケーションを活性化したい場合には、職位の上下や部署・部門を超える、協働と参画を推進するための「場」としての機能を社内報に持たせる必要があります。
web社内報はいまや単なる企業内情報誌としての存在を越えて、大きな可能性を持つブランディングツールとなっています。企業によっては「オープン社内報」として社外にも公開し、外部に対するブランディングの重要な要素となっている例もあります。
目的に応じて上手に活用し、ぜひ貴社のブランド力向上に役立ててください。

神澤　肇（カンザワ　ハジメ）
リボンハーツクリエイティブ株式会社　代表取締役社長

創業40年以上の制作会社リボンハーツクリエイティブ(RHC)代表。
企業にコンテンツマーケティングを提供し始めて約15年。
数十社の大手企業オウンドメディアの企画・制作・運用を担当。
WEBを使用した企業ブランディングのプロフェッショナル。
映像業界出身で、WEB、紙媒体とクロスメディアでの施策を得意とする。
趣味はカメラとテニス、美術館巡り、JAZZ好き。